Przewodnik po wszystkich modułach: co robią i jak z nich korzystać krok po kroku.
Każde mieszkanie to karta z adresem, metrażem, statusem (wolny / wynajęty / remont / wycofany), zdjęciami i notatkami. Statusy aktualizują się same: aktywacja umowy oznacza lokal jako wynajęty, zakończenie - zwalnia go.
Jeden przycisk tworzy komplet - mieszkanie jest gotowe do podpięcia umowy.
Na karcie mieszkania zapiszesz nazwę i hasło sieci WiFi oraz kod do domofonu lub bramy. Najemca widzi je u siebie w portalu, w zakładce „Umowa" - koniec z odsyłaniem haseł SMS-em przy każdej zmianie najemcy.
Umowa trzyma dane najemcy (z PESEL i dowodem), okres od–do lub czas nieoznaczony, czynsz z dniem płatności, liczbę osób i pełną ewidencję kaucji (wpłata, zwrot, potrącenia).
{{najemca.imie}}, {{umowa.czynsz_slownie}}); nowy szablon startuje z gotowym polskim wzorem. Generujesz PDF jednym kliknięciem, a dla zaawansowanych jest przełącznik podglądu kodu HTML.Aneks zmienia tylko wypełnione pola - nowy czynsz, termin zakończenia lub liczbę osób - od podanej daty. System zawsze pokazuje wartości „obowiązujące dziś", a naliczenia i zaliczki od osoby biorą je automatycznie.
Każdy lokal ma listę liczników (prąd, wody, gaz, ciepło) z numerami seryjnymi i stanami początkowymi.
Ustalasz częstotliwość (co 1/2/3/6/12 miesięcy) i okno, np. 25.–31. dzień miesiąca. Przypomnienie e-mail/SMS wychodzi X dni przed końcem okna i tylko wtedy, gdy brakuje odczytów - z listą liczników, których brakuje.
Jedna operacja: stan końcowy starego + zdjęcie, numer i stan początkowy nowego + zdjęcie. Liczniki łączą się w łańcuch, więc zużycie w okresie z wymianą liczy się poprawnie: (koniec starego − ostatni odczyt) + (odczyt nowego − stan początkowy).
Opłaty mają trzy poziomy: kategoria (czynsz / media / inne) → składnik (np. „Prąd", „Czynsz spółdzielczy") → składowe. Każda składowa ma własną metodę i stawkę:
Dzięki temu „Prąd" to opłata stała plus cena za kWh, a „Czynsz spółdzielczy" to eksploatacja + fundusz remontowy + śmieci od osoby - dokładnie jak na rachunkach.
Każda stawka ma datę „obowiązuje od". Dowiadujesz się o podwyżce śmieci od września? Wpisujesz ją dziś - naliczenia od września policzą się same, a historia zostaje (rozliczenia wsteczne używają stawek z tamtego okresu).
Spółdzielnia przysyła w marcu podwyżkę obowiązującą „od stycznia"? Wpisujesz stawkę z datą obowiązywania wstecz, a system przelicza wszystkie okresy od tej daty do bieżącego miesiąca:
Rozliczenie z zarejestrowaną wpłatą zostaje nietknięte - takie wycofujesz świadomie, żeby nie rozjechać zaksięgowanych pieniędzy. Po operacji dostajesz podsumowanie: które okresy ruszone, ile korekt i na jaką kwotę.
Co miesiąc system tworzy naliczenia: czynsz najmu (z umowy i aneksów) plus po jednej pozycji za każdy składnik opłat - z pełnym rozbiciem na składowe. Robi to automatycznie (codzienny, bezpieczny proces) albo na żądanie przyciskiem.
Proporcjonalny pierwszy (i ostatni) miesiąc: gdy najem zaczyna się lub kończy w trakcie miesiąca, czynsz i opłaty stałe liczą się proporcjonalnie do liczby dni najmu, a media zawsze wg realnego zużycia z liczników - bez ręcznych przeliczeń.
Najemca płaci czynsz i media dwoma przelewami o różnych tytułach. Dzięki temu od razu wiadomo, czego dotyczy wpłata, a salda obu kubełków nie mieszają się ze sobą.
Pozycje po terminie są podświetlone i widoczne na pulpicie z sumą zaległości. Najemca dostaje automatyczne przypomnienie 3 dni przed terminem i monit 3 dni po nim (e-mail + SMS). Korekty i obniżki (np. rozliczenie naprawy wykonanej przez najemcę) wprowadzasz jako ujemne naliczenie z powodem widocznym dla najemcy.
Opłaty stałe i od osoby nie wymagają rozliczania - zaliczka pokrywa je 1:1. Przy zmianie ceny w środku okresu wystarczy rozliczyć osobno okres przed i po zmianie.
Na umowie wybierasz, kiedy media mają się rozliczać:
W trybach automatycznych system czeka, aż wszystkie liczniki powiązane ze składnikami lokalu będą miały odczyt z bieżącego miesiąca - inaczej zużycie części mediów byłoby zaniżone. Okres liczy od końca poprzedniego rozliczenia (albo od początku umowy) do daty najnowszego odczytu. Poprawka odczytu przy zatwierdzaniu przelicza wynik od nowa - dopóki na rozliczeniu nie ma zarejestrowanej wpłaty.
Przy rozliczeniach umowy widzisz podpowiedź, ile powinna wynosić zaliczka na kolejny miesiąc. Liczy się ją ze średniego realnego zużycia z ostatnich ok. 6 miesięcy (z obsługą wymian liczników) przemnożonego przez stawkę obowiązującą w przyszłym miesiącu - więc uwzględnia podwyżki wpisane „na przyszłość" - plus składowe stałe i od osoby.
Nadpłata na mediach rozkłada się na miesiące pozostałe do końca umowy i obniża sugestię, a kwota zaokrągla się w górę do pełnych złotych. Tabelka pokazuje każdy składnik osobno: średnie zużycie, kwotę dzisiejszą i prognozę. Ten sam wynik widzi najemca w portalu - patrz „Ile zapłacić w najbliższym miesiącu".
Najemca zgłasza usterkę z portalu: tytuł, opis, pilność i zdjęcia. Zgłoszenie ląduje na Twojej liście posortowanej priorytetem; prowadzisz je przez statusy (nowe → przyjęte → w realizacji → zakończone), możesz przypisać technika, a pod spodem toczy się rozmowa z komentarzami i zdjęciami. Każdy komentarz i zmiana statusu wysyła najemcy e-mail.
„Odmalować kawalerkę przed wynajmem" - działa jak awaria (priorytet, statusy, komentarze), ale najemca go nie widzi. Nic już nie ginie w notatkach.
Osobny wątek rozmowy dla każdej umowy, z załącznikami-zdjęciami i licznikiem nieprzeczytanych. Nowe wiadomości od najemców widzisz na samej górze pulpitu.
Prosty, mobilny panel - najemca widzi dokładnie to, czego potrzebuje:
Na pulpicie i w rozliczeniach najemca dostaje gotowy box płatności: dwie kwoty - osobno czynsz i osobno media, każda powiększona o ewentualną zaległość - a do tego odbiorcę, numer konta oraz gotowy tytuł przelewu. Każde pole ma przycisk „Kopiuj", więc przelew robi się w kilka sekund, bez pytań typu „ile w tym miesiącu?". Zaliczka na media to podpowiedź z jego własnego zużycia; ostateczną wysokość potwierdza wynajmujący.
Tabela „Twoje konto miesiąc po miesiącu" pokazuje dla każdego miesiąca osobno czynsz i media: saldo z poprzedniego miesiąca, ile naliczono, ile najemca wpłacił i saldo na koniec z podpisem do zapłaty / nadpłata / uregulowane. Starsze miesiące chowają się pod „Pokaż wcześniejsze".
Konto tworzy się z umowy jednym przyciskiem - najemca dostaje link aktywacyjny, a przy pierwszym logowaniu akceptuje regulamin i informację RODO (data akceptacji zostaje zapisana).
Po zakończeniu najmu portal przechodzi w tryb tylko do wglądu: najemca nadal się zaloguje i zobaczy rozliczenia końcowe, historię odczytów oraz dokumenty, ale nie doda już nowych odczytów, wiadomości ani zgłoszeń.
Dodajesz użytkowników z uprawnieniami w dwóch wymiarach:
Pulpit każdego użytkownika pokazuje tylko jego obszar: księgowa - zaległości i ostatnie wpłaty, zarządca - dodatkowo wiadomości, awarie i terminy.
Każdą umowę oznaczasz formą najmu, a system pilnuje właściwych formalności:
Dla najmu okazjonalnego generujemy gotowe zgłoszenie w PDF (z danymi umowy i Twojego urzędu skarbowego) oraz krok-po-kroku poradnik wysyłki w e-Urzędzie Skarbowym. Umowy, którym brakuje zgłoszenia, przypominają się na pulpicie razem z terminem 14 dni.
Do każdego miesiąca wystawisz rachunek za najem jednym kliknięciem - na podstawie naliczeń danego okresu, z kolejną numeracją w ramach roku. Przydaje się zwłaszcza, gdy wynajmujesz firmie.
Podajesz wartość nieruchomości (z datą, można prowadzić historię wycen) oraz saldo kredytu. Raport pokazuje zamrożony kapitał (wartość minus kredyt), zmianę wartości w % względem ceny początkowej oraz zysk/stratę z najmu - z filtrem roku.
Roczne zestawienie przychodu z najmu per lokal, z szacunkiem ryczałtu 8,5% (do 100 000 zł) i 12,5% (powyżej) - pomoc przy rozliczeniu PIT-28. Uwzględnia formę opodatkowania i status VAT organizacji.
Definiujesz raport raz, a system sam generuje go i wysyła e-mailem w formie PDF - np. miesięczne podsumowanie na Twoją skrzynkę albo komplet danych prosto do księgowego, bez logowania i ręcznych eksportów.
Raport wychodzi automatycznie o wskazanej porze, dokładnie raz na okres (bez duplikatów), a w razie potrzeby wyślesz go też ręcznie „na próbę". Idealne na miesięczne rozliczenie z księgowym - dane docierają same i na czas.
Nowy klient zakłada konto sam, bez kontaktu z nami. Formularz zbiera imię, nazwisko, nazwę firmy/organizacji, adres e-mail (będzie loginem), telefon i hasło.
Kod można wysłać ponownie (z krótką przerwą), a po kilku błędnych próbach rejestracja startuje od nowa. Hasło musi mieć co najmniej 8 znaków (małe i duże litery, cyfra oraz znak specjalny).
Po rejestracji przez 6 miesięcy korzystasz z pakietu pełnego za 0 zł - na wszystkich swoich mieszkaniach, bez podawania karty i bez automatycznych obciążeń. W panelu „Abonament" widzisz datę końca promocji i liczbę pozostałych dni.
Pakiet wybierasz osobno dla każdego mieszkania, a zmiana zapisuje się z datą obowiązywania. Płacisz z góry za 1-12 miesięcy - im dłużej, tym taniej: 3 miesiące o 3%, pół roku o 5%, rok o 10%. Płatność online przez Przelewy24, faktura na życzenie (dane podajesz w Ustawieniach).
Po upływie opłaconego okresu masz jeszcze 14 dni karencji - system przypomina o płatności, zanim cokolwiek ograniczy.
Powtarzalne czynności dzieją się same, wg harmonogramu - nie musisz o nich pamiętać:
Wszystkie zadania są idempotentne (bezpieczne przy powtórzeniu). Gdy któreś zakończy się błędem albo zawiśnie, operator systemu dostaje alert e-mail. W panelu właściciela systemu jest podgląd „Zadania w tle": harmonogram, ostatnie i następne uruchomienie oraz pełna historia wykonań z komunikatami.
Demo z przykładowymi mieszkaniami i rozliczeniami czeka - przełączysz się jednym przyciskiem między widokiem zarządcy, księgowej, technika i najemcy.
Uruchom demo